Les universités des pays du Maghreb-Machrek et des pays occidentaux font face à un flux croissant et diversifié d’étudiants. La diversité de la population estudiantine est de plus en plus affirmée : non seulement  elles accueillent un nombre croissant d’étudiants locaux et étrangers, mais la formation continue prend place au sein de l’université. Il convient également de souligner que les parcours universitaires ne sont plus aussi linéaires que par le passé.

Nul doute que cette diversité des publics et de leurs attentes appelle à des adaptations appropriées et urgentes, notamment pour faire face au  nombre élevé d’étudiant de première année qui connaissent des échecs et qui sont contraints d’abandonner leurs études avec des répercussions importantes au point de vue économique, social et psychologique.

Les conditions de vie des étudiants, qu’elles soient en lien direct avec l’enseignement ou non, sont des facteurs particulièrement importants de la réussite des étudiants. Il a été montré que l’information, l’accueil des nouveaux étudiants, l’orientation, l’accompagnement pédagogique et l’insertion professionnelle sont des services qui conditionnent la réussite des étudiants dans leurs études et le début de leur vie active. Maintes universités ont mis en place diverses mesures d’appui. Les partenaires européens ont certes une longueur d’avance dans la mise en place des services de soutien, mais force est de constater l’existence de diverses opinions et modèles pratiqués. De plus ces universités telles existent et fonctionnent aujourd’hui ne sont pas totalement préparées pour faire face à la diversité qui caractérise de plus en plus la population estudiantine et ne parviennent pas à réduire de manière significative le taux  d’échec observé. Quand aux universités maghrébines, elles ont l’image d’une université de masse, sans accueil personnalisé, ni contact avec l’administration et les professeurs. L’inscription des pays du Maghreb-Machrek dans le processus de Bologne a certes  introduit une dynamique et une culture de la réforme continue. Mais la réussite de ces réformes nécessite une adaptation des étudiants à un nouvel environnement. Le manque d’expérience dans la prestation des services de soutien aux étudiants fait que ces universités sont moins bien préparés pour répondre aux attentes de tous les étudiants notamment ceux de la première année.

La connaissance des tendances générales dans les pays bénéficiaires fait émerger des sujets de préoccupations majeures au sujet des services de soutien des étudiants, qui nécessitent une réflexion et des mesures appropriés.

Parmi ces préoccupations, on peut citer :

• l’absence d’une maîtrise suffisante des outils politiques susceptibles de répondre aux attentes des étudiants,
• l’absence d’une stratégie globale des services d’étudiants dans les établissements universitaires,
• le manque d’encadrement des services des services de soutien aux étudiants,
• la faiblesse de coordination et d’interactivité entre le personnel administratif, les étudiants et le leadership,
• l’insuffisance de l’infrastructure appropriée pour les services des étudiants,

De plus, les publics de l’université de demain seront encore plus diversifiés que ceux de l’université d’aujourd’hui. S’adressant à des étudiants mobiles, aux besoins différenciés et aux profils et niveaux hétérogènes, si l’université veut jouer pleinement son rôle d’insertion sociale et professionnelle, elle devra poursuivre dans la voie de l’innovation en adaptant son organisation administrative et  pédagogique. Les attentes et exigences de l’étudiant d’aujourd’hui, s’inscrivent dans l’histoire de l’étudiant de demain, et l’on sait, qu’au delà des formations diversifiées proposées par les universités, la qualité de vie offerte sur les campus prend toute la place au point que la réussite ou l’échec d’un étudiant sont intimement liés à ses conditions de vie.

L’amélioration de cette dernière sous tous ses aspects, suppose la mise en réseau d’un grand nombre d’acteurs pour l’affiliation et l’intégration des étudiants dans l’université. Cette dernière doit assurer dans le cadre de la vie étudiante : des dispositifs d’accueil, d’accompagnement et de suivi des étudiants, aides, pratiques culturelles et sportives.

L’analyse des besoins préliminaires, qui ont été menée dans les universités des pays partenaires, ont conduit à des mesures qui mettent l’accent sur la nécessité d’une structuration des services des étudiants, où essentiellement trois directions ont été identifiées :

• Développement des infrastructures des services de soutien,
• Renforcement des capacités de ressources humaines en matière de planification, d’administration et d’évaluation des besoins des étudiants,
• Le développement et le renforcement des partenariats

Bien que le renforcement des capacités pour aider les étudiants et le développement des services mérite une attention à la fois politique et institutionnelle, les membres du consortium devraient néanmoins émerger comme initiateurs et acteurs principaux pour développer leurs propres approches afin de répondre aux besoins et attentes des étudiants. Le projet permettra aux différents partenaires impliqués de partager expérience et savoir faire en matière de planification et administration des services de soutien à la réussite, à l’insertion et à la mobilité, afin d’identifier les modèles et les bonnes pratiques qui correspondent le mieux à la situation organisationnelle et décisionnelle des partenaires bénéficiaires. Bien que de portée générale, les universités européennes sont unanimes sur l’importance de la stratégie et de l’assurance qualité de ces services.

L’objectif général de la proposition de projet est d’établir une mise à jour ou une mise en place des services de soutien aux étudiants dans les établissements d’enseignement supérieur du consortium, basées sur des méthodologies et des outils spécialement conçus selon les meilleures pratiques, capables d’apporter des réponses aux besoins et aux attentes des étudiants dans un monde globalisé et de développer une culture d’assurance qualité auprès des étudiants et du personnel.

Le défi majeur à relever consiste à mieux préparer l’accès des jeunes à l’université, en réussissant d’abord la transition entre le secondaire et le supérieur. Cela passe par un bon accueil et des efforts pour les intégrer au long de leurs études. La mise en place des guichets uniques, l’accès à distance aux informations et les bureaux de la vie étudiante y contribuent. Ils regroupent en un lieu identifié, l’ensemble des informations utiles à la vie des étudiants, à leurs démarches administratives et à la réalisation de leurs projets associatifs. L’université étant un lieu de pratiques multiformes et diverses, l’accès à la culture, à la santé et au sport sont aussi des conditions du bien être physique et psychique des étudiants. Il est devenu indispensable, que tout étudiant au moment de faire son choix initial ou de réorientation, doit savoir quelle compétences sont nécessaires pour la formation qu’il envisage, quels sont ses chances de réussir et quels débouchés professionnels il peut escompter. Le service d’orientation et d’accompagnement des étudiants devra offrir à tous les acteurs un véritable support. La refondation de ce service doit aboutir à une orientation personnalisée qui s’adressera aussi bien aux étudiants actuels ou futurs. Par ailleurs, la mobilité des étudiants est devenue une réalité et un enjeu. Au-delà des aspects matériels et pratiques, il s’agit avant tout d’une question de mentalité, d’état d’esprit et que plus en plus d’étudiants sont disposés à inscrire la mobilité comme un élément dans leur cursus universitaire. La mobilité aussi entrante que sortante soulève des questions pédagogiques, des problèmes administratifs ou encore l’excès de structures. Il est donc nécessaire de développer beaucoup plus de cohérence afin d’harmoniser les systèmes, de mieux renseigner, d’aider et accompagner l’étudiant.

Il ressort des expériences et des témoignages que le développement des services appropriés suppose une stratégie affirmée ou il est nécessaire :

• de reconnaître un cadre « statutaire pour les acteurs impliqués dans le renforcement des activités des services
• d’adopter une conception intégrée qui relève d’une approche globale (tous les domaines de l’université sont concernés : formation, recherche, documentation, communication,…)
• d’adopter une démarche partenariale compte tenu de la multiplicité des acteurs locaux, nationaux et étrangers. Un travail lucide suppose la connaissance des stratégies des partenaires (objectifs, capacités, limites,..)

La conduite de cette stratégie suppose une organisation efficace, orientée et la mise en place des moyens adaptés. Comme il n’existe pas de modèle d’organisation standard, il convient de définir une organisation ad hoc de l’histoire du site. La question cruciale est celle de savoir comment intégrer les structures dédiées à la réalisation à l’intérieur des composantes de l’université, au niveau central ou avec les différents partenaires. De plus les différents services aspirent à disposer de meilleures compétences. La dimension humaine en matière de recrutement et de formation du personnel est un élément essentiel pour l’atteinte des objectifs.

L’UM et l’UAE ont décidé de présenter ensemble ce projet en vue d’apporter les bases nécessaires pour le renforcement des services aux étudiants. Le projet que nous proposons comprend deux volets principaux :

• Le renforcement des compétences humaines en matière de planification d’administration et d’évaluation des besoins des étudiants;
• La mise en place (à échelle réduite dans un premier temps) d’un environnement structuré des services de soutien aux étudiants.

Une telle entreprise nécessite dans un premier temps une analyse minutieuse de l’état des lieux, tant au niveau des équipements que des ressources humaines. Les universités européennes du Consortium sont sollicitées pour la formation et le perfectionnement des ressources humaines. Le contrôle de la qualité et le suivi du projet seront assurés tout au long de son déroulement par la production de rapports narratifs et financiers. Enfin un certain nombre d’activités sont prévues dans le cadre de la diffusion et de la pérennité du projet.

Après l’achèvement de la première phase de l’analyse et de l’étude de la situation actuelle, le consortium élaborera un plan détaillé pour le personnel. Sur la base de l’enquête, le personnel choisi effectuera des formations dans l’UE afin d’échanger des informations et de savoir-faire et d’acquérir des compétences spécifiques et les compétences pour organiser et mettre en œuvre des services actualisées et d’innovation dans leur établissements d’origine. Les critères de sélection du personnel seront soigneusement identifiés et décidé. Des actions spécifiques seront mises en œuvre pour la constitution d’un réseau largement interdisciplinaires entre l’enseignant, personnel technique et administratif de l’hôte et les institutions hôtes.

Sur la base de l’expérience faite et les compétences acquises dans l’UE, le personnel formé sera en mesure de ré-organiser des séances de formation aux autres membres du personnel dans leur établissement afin d’organiser un groupe de travail permanant capable de mener une analyse des besoins et d’adapter périodiquement / rénover les services aux étudiants dans leur propre contexte et d’élaborer un plan d’action pour la mise en œuvre des services de pilotage.

Avec le soutien des autorités académiques les groupes de travail mettront en place les équipements des bureaux pour les nouveaux services et le démarrage de la phase pilote de mise en œuvre. Le matériel et les logiciels fournis par le projet permettront à des services en ligne permettant aux étudiants d’être capables de les utiliser dans une vaste zone via une connexion sans fil.

Une évaluation continue des activités sera faite par les partenaires du projet et les étudiants afin de s’assurer que les services proposés on- ligne sont bien appropriées et adaptées aux besoins et attentes.

Des réunions locales et les conférences internationales seront organisées de manière à impliquer les principales parties prenantes, les autorités institutionnelles et académiques, responsables locaux et nationaux ainsi que les étudiants, les familles et la société en général.

Chaque partenaire est responsable de la diffusion locale. Les documents d’information et les matériels didactiques, sont réalisés de telle manière qu’ils soient en mesure d’expliquer les objectifs du projet et des méthodes, afin de diffuser les résultats du projet et de créer un effet multiplicateur dans chaque pays et dans la région. Le site Web du projet sera conçu pour une large diffusion des documents de projet et des résultats.

Un contrôle de la qualité et de la stratégie de surveillance et méthodologie sera préparé et convenu lors de la première réunion du projet. Tous les partenaires sont responsables du contrôle de qualité quotidien et des rapports d’évaluation périodiques nécessaires. Des questionnaires, des entretiens et des contacts directs avec les bénéficiaires directs et indirects seront des outils pour connaître la perception du projet de l’intérieur et en dehors du projet des équipes de travail. Indicateurs spéciaux seront identifiés pour mesurer le niveau de performance des activités.

Pour gérer le projet, plusieurs comités sont prévus : Il s’agit du comité de pilotage, du comité de Gestion ou opérationnel, et d’un comité Tempus par établissement ou équipe du travail. Un certain nombre d’indicateurs de progression, défini pour l’atteinte de chaque résultat escompté, permettront aux évaluateurs de mesurer dans le temps, le taux de réalisation de chaque résultat, tout en tenant compte des risques associés mis en évidence et suggérant éventuellement des plans d’ajustement. La stratégie de gestion et l’identification du comité de pilotage (CP) ainsi que les règles de son fonctionnement seront définies dans la première réunion du projet. Le CP doit approuver le format et le calendrier, les rapports financiers et la qualité proposée. Il doit également superviser la mise en œuvre correcte des activités, suggérer le cas échéant des corrections, et prendre des décisions.